Êtes-vous suffisament organisé

Qu’il est donc facile de s’éparpiller avec le téléphone qui sonne, les courriels, un employé qui entre dans notre bureau… Ouf, toutes des distractions qui peuvent nous distraire de nos objectifs. Chez quelques-uns de mes clients, je vois souvent cette problématique. J’ai donc élaboré certains outils de travail pour vous aider à garder vos objectifs bien en vue.

Avoir ses objectifs bien en vue

D’abord, il m’apparaît primordial de savoir où l’on s’en va avec notre entreprise ou notre organisation! Quels sont ses objectifs à court, moyen et long terme? Je parle abondamment de cela dans cet article ou celui-ci .

Quels sont vos objectifs cette semaine?  Je remarque souvent que le gestionnaire travaille souvent sur les urgences. Alors, à la fin de la semaine, ils sont complètement vidés et ont l’impression de n’avoir rien accompli! En ayant vos objectifs en vue, je vous garantis que vous voudrez biffer au fur et à mesure vos accomplissements.

Voici un outil de travail que vous pouvez utiliser lors de vos réunions de groupe : Formulaire – Priorités de la semaine en groupe. Je trouve bien utile de réunir toute l’équipe administrative à raison d’une fois par semaine ou par deux semaines. Une excellente méthode pour garder une bonne communication garder en tête les priorités de l’entreprise. Profitez-en d’ailleurs pour souligner les bons coups de l’équipe, partager les bonnes nouvelles!

Pour vos propres objectifs, je vous suggère plutôt celui-ci:  Formulaire – Priorités de la semaine Date.

Vous réaliserez beaucoup plus d’objectifs à court, moyen et long terme et serez plus satisfait en terminant vos semaines. Parole de la gestionnaire Lydia!

Votre bureau de travail est-il invitant?

Les journées où je suis le plus productive, ce sont celles où mon bureau est dégagé, en ordre. J’ai mes objectifs de la semaine bien en vue. J’abats une tonne de travail ces journées-là! Lorsque mon bureau est en bordel avec plein de papiers, j’ai l’impression de ne pas savoir par où commencer. J’ai aussi l’impression qu’il y a tellement à faire que je n’y arriverai jamais. Alors, avant de vous décourager devant votre pile de travail, prenez le temps de dégager votre bureau.

Rien de mal non plus à fermer la porte une heure ou deux pour rester dans votre bulle. Vous risquez d’être beaucoup plus productif. Établir un moment dans la journée où vous serez entièrement dédié aux rencontres d’employés sera apprécié.

En votre absence, vos collègues peuvent-ils travailler?

Si vos collègues de travail ne sont pas efficaces parce que vous avez toute l’information dans votre tête, cela n’est pas du tout efficace. Être suffisamment organisé, c’est aussi qu’en votre absence, le monde n’arrête pas de tourner! Que pouvez-vous faire pour que votre travail soit allégé?

  • Avoir un dossier pour chacun des édifices sous votre gouverne, incluant un devis d’entretien ménager clair et par écrit pour chacun d’eux; Vous pourriez aussi y inclure des routes de travail pour chacun des employés travaillant dans l’édifice, les plans d’édifices, etc.
  • Avoir un dossier employé complet (coordonnées complètes, CV, compétences, formations reçues, résultat d’enquête criminelle et diverses caractéristiques importantes pour votre organisation.
  • L’entrepôt de produits, accessoires et équipement devrait être bien organisé pour que tous puissent s’y retrouver. Prendre l’inventaire devrait être fait régulièrement pour prévoir les besoins. Cela n’a pas besoin d’être fait par vous.
  • Établir une liste des produits accessoires et équipements autorisés m’apparaît primordial pour ne pas que chaque employé puisse commander n’importe quoi, à n’importe quel prix. De plus, ceux autorisés devraient avoir reçu l’autorisation après vérification de son efficacité.

Est-ce que votre équipe est suffisamment compétente?

L’administration

Bien des entrepreneurs engagent du personnel de bureau »parce qu’ils n’ont pas le choix ». Dans l’urgence du moment, un candidat se présente, on sait qu’il ne fait pas l’affaire, mais on n’a pas le temps de chercher plus, alors, on l’engage pareil. Parfait, mais il ne faut pas s’attendre à ce qu’il réponde à toutes vos demandes… Ou alors, votre industrie évolue et les employés ne répondent plus aux besoins? Il y a de formidables formations pour ce genre de personnes à coûts minimes. Vous pouvez aller fouiner sur ce site internet Montez de niveau, qui regorge de formations, subventionnées, sur plein de sujets liés au travail.

Les employés d’entretien ménager

En ce qui concerne les préposés à l’entretien ménager et même le gestionnaire, CF Salubrité a de formidables formations pour mettre les compétences à niveau. Nous avons d’ailleurs adapté plusieurs de ces formations en fonction des demandes que nous recevions. J’attire votre attention sur quelques-unes qui sont particulièrement aimées:

  • Formation entretien ménager salubrité:  Rien de mieux qu’un retour sur les bonnes techniques de lavage, la prévention de la contamination croisée, l’emploi des bons produits, accessoires et équipements de lavage, l’organisation du travail, etc. Ce n’est pas parce qu’une personne a de l’expérience de quelques années qu’elle sait nécessairement bien son métier.
  • Grand ménage et nettoyage après construction: Que ce soit le lavage de murs ou de vitres ou encore le lavage des textiles, vous aurez à faire ce genre de travaux dans vos édifices. Ceux-ci représentent généralement un coût important. Raison de plus pour vouloir que ce soit bien fait et qu’on n’ait pas à refaire les travaux deux ou même trois fois.
  • Techniques d’entretien des sols: Les employés ont généralement appris ‘sur le tas’ comme on dit. Et ce n’est pas toujours gagnant. Suite aux commentaires de nos participants, nous avons décidé de séparer le sujet en 5 grandes journées pour que chaque méthode puisse jouir d’un enseignement complet comprenant les méthodes traditionnelles et les nouvelles méthodes. Ces techniques demandent beaucoup de pratiques. Alors, lors de ces 5 journées durant l’année, le participant aura le temps de pratiquer chacune des méthodes suffisamment pendant la formation et après.

Le gestionnaire

Pour ce qui est du gestionnaire, nous avons tendance à nous mettre de côté, mais nous avons tout autant besoin de ressourcement. Voici 2 formations chouchou des participants:

  • Techniques de ventes: Vous apprendrez non seulement à établir le bon prix, mais aussi à attirer la bonne clientèle pour votre entreprise. Nous vous démontrerons par différents exercices plusieurs méthodes. Vous repartirez de cette formation très ‘allumée’ et vous saurez exactement ce qui est à améliorer au sein de votre propre organisation.
  • Contrôle qualité et gestion des employés: il n’est pas aisé de transmettre une non-conformité à un employé. Mais il existe des méthodes pour bien prendre les faits et les transmettre à l’employé de façon à ce qu’il puisse nous entendre.

 

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