Des routes de travail personnalisées, c’est la base d’un entretien ménager bien organisé : chaque employé sait quoi faire, dans quel ordre, à quelle fréquence et en combien de temps. Mais concrètement, comment les prépare-t-on? Par où commence-t-on, et qu’est-ce que vous recevez à la fin? Voici, étape par étape, comment nous élaborons les routes de travail de vos édifices.
Si vous vous demandez encore si votre équipe a besoin de routes de travail, lisez d’abord notre article Work routes: 5 signs your employees need them
Un mandat qui peut prendre plusieurs formes
Il n’y a pas deux édifices pareils, ni deux clients qui partent du même point. Certains ont déjà des routes à mettre à jour, d’autres n’en ont jamais eu. Certains ont un devis précis, d’autres pas du tout. C’est pourquoi le mandat peut prendre plusieurs formes : nous partons de votre réalité et de vos besoins, pas d’une recette toute faite.
Étape 1 : l’état des lieux
Avant de bâtir quoi que ce soit, nous commençons par une évaluation complète de l’état des lieux, un peu comme un contrôle de la qualité de départ. Cette évaluation comprend :
- L’état du bâtiment, à l’intérieur comme à l’extérieur.
- Les produits et accessoires disponibles. Une route bien calculée ne donnera pas les résultats attendus si le chariot est incomplet ou si les produits ne conviennent pas aux surfaces.
- Les équipements disponibles, comme les autolaveuses, les polisseuses et les aspirateurs.
- Les méthodes de travail employées par votre équipe.
- L’état des locaux d’entretien ménager (conciergeries) et leur aménagement.
- Maintenance frequencies actuellement appliquées.
- Les travaux périodiques, qui ne se font pas tous les jours mais doivent être planifiés.
- Les problèmes et les obstacles liés au bâtiment, comme la circulation, la configuration des lieux ou les surfaces difficiles à entretenir.
- Les investissements à prévoir, s’il y a lieu.
Cette visite est suivie d’un rapport de visite complet. Vous avez ainsi un portrait clair et objectif de la situation de départ, qui servira aussi de point de comparaison plus tard. Pour en savoir plus sur notre méthode d’évaluation, consultez notre page Contrôle qualité de l’entretien ménager
Étape 2 : des priorités à établir
Dès le rapport de visite, nous vous donnons des priorités à établir. Qu’est-ce qui presse? Qu’est-ce qui peut attendre? Où vos efforts auront-ils le plus d’impact? Vous n’avez pas à tout régler en même temps : vous savez par où commencer.
Étape 3 : un échéancier raisonnable
Un échéancier raisonnable vous est ensuite soumis. Il présente les prochaines étapes d’amélioration que nous vous suggérons.
Cet échéancier est personnalisé selon chaque client, à la suite de la visite des lieux. Il tient compte des investissements à venir, des rénovations prévues et de bien d’autres points propres à votre organisation.
Étape 4 : la collecte de données sur le terrain
Vient ensuite le travail sur le terrain. Nous visitons chaque bâtiment, local par local, pour recueillir toutes les informations nécessaires :
- Les mesures des locaux, pour connaître les superficies réelles à entretenir.
- Le classement en prototypes : chaque local est associé à un type (bureau, salle de bain, salle de classe, corridor, cafétéria, etc.), avec ses propres tâches.
- Les revêtements de sol et les surfaces, qui ne demandent pas tous le même entretien ni le même temps.
- Les points de contact à haut risque, comme les poignées, les interrupteurs et les rampes.
- Les fréquences d’entretien, selon votre devis. Si vous n’en avez pas, nous pouvons le préparer avec vous.
- Vos horaires et quarts de travail, ainsi que le nombre d’employés disponibles.
Une certaine collaboration de votre part sera nécessaire à la collecte de données. Par exemple, nous aurons besoin des plans de vos bâtiments et de bien connaître vos besoins. La collecte de données peut prendre un certain temps : c’est ce qui permet d’obtenir des routes les plus exactes possible.
Étape 5 : le calcul des temps selon les standards de l’industrie
Chaque tâche est ensuite chiffrée. Les routes sont calculées selon les standards de l’industrie (normes de temps ISSA), en tenant compte du type de local, de sa superficie, de la méthode utilisée et de la fréquence prévue.
Nous respectons aussi le décret applicable à votre région : celui de la région de Montréal ou celui de la région de Québec. Les pauses, la durée des quarts de travail et certaines limites, comme le temps d’utilisation de l’aspirateur dorsal dans la région de Montréal, sont intégrées au calcul. Pour en savoir plus, consultez le site du Comité paritaire de l’entretien ménager de Montreal or of Quebec.
Des routes de travail personnalisées à votre édifice
C’est le point le plus important : les routes sont calculées et totalement personnalisées à votre édifice. Chaque édifice a des besoins particuliers. Une école primaire, un aréna, un hôtel de ville, une usine ou une résidence pour aînés n’ont ni les mêmes locaux, ni les mêmes achalandages, ni les mêmes risques.
Même deux bâtiments semblables peuvent demander des routes très différentes : l’âge des revêtements, la circulation, la configuration des étages ou l’emplacement du local de conciergerie changent tout. C’est pourquoi la prise de données est si importante.
Étape 6 : des routes équilibrées et équitables
Une fois les temps calculés, les tâches sont réparties entre les employés. Le but : des routes équilibrées et équitables, où personne n’est surchargé pendant qu’un collègue termine plus tôt. L’ordre des tâches suit aussi un trajet logique dans le bâtiment, pour éviter les allers-retours inutiles.
Étape 7 : des routes imagées, faciles à suivre
Chaque employé reçoit une route claire et imagée. Des photos montrent les points de contact à risque et les produits, accessoires et équipements à utiliser. Un nouvel employé peut ainsi devenir autonome beaucoup plus rapidement, et un remplaçant sait exactement quoi faire.
Les routes sont rédigées en français. Sur demande, elles peuvent être traduites dans une autre langue, pour que chaque employé comprenne bien ce qu’on attend de lui.
Étape 8 : la présentation des routes et l’accompagnement des employés
Les routes sont introduites auprès des employés. Nous prenons le temps de les présenter, d’expliquer leur fonctionnement et de répondre aux questions.
Selon le choix du client, nous favorisons ensuite l’accompagnement des employés, surtout dans les premiers mois de l’instauration des routes. Ce suivi permet de s’assurer que le tout se passe agréablement, pour les employés comme pour la direction.
Au besoin, les routes sont ajustées dans le cadre de cet accompagnement, durant les premières semaines de leur introduction.
Étape 9 : la formation, pour repartir sur de bonnes bases
Une route, aussi bien faite soit-elle, donne de meilleurs résultats quand les employés maîtrisent les bonnes méthodes. C’est pourquoi nous suggérons une formation pour accompagner les routes. Elle permet à toute l’équipe de repartir sur de bonnes bases d’entretien ménager : les bons produits, les bons gestes, le bon ordre de travail.
La formation peut se donner directement dans vos locaux, avec vos produits et vos équipements. Pour savoir comment ça se passe, lisez l’article sur le déroulement d’une formation CF Salubrité.
Ce n’est pas magique : une démarche humaine
Les routes de travail, la formation et le contrôle de la qualité sont les trois actions importantes pour réussir un bon entretien. Mais leur instauration, ce n’est pas magique. Ce sont des humains que nous gérons, et nous devons nous assurer de le faire en toute humanité.
Lors de l’accompagnement auprès de l’employé, à chaque visite, et particulièrement lors du contrôle de la qualité, nous mettons l’accent sur 2 ou 3 points seulement. Ainsi, l’employé n’est pas submergé : il est amené à s’améliorer constamment, une étape à la fois.
In summary
- Un mandat adapté à votre point de départ.
- Une évaluation complète de l’état des lieux et un rapport de visite.
- Des priorités claires et un échéancier raisonnable.
- Des routes calculées selon les standards de l’industrie et le décret applicable.
- Des routes totalement personnalisées à votre édifice, équilibrées et imagées.
- Une présentation des routes aux employés et un accompagnement dans les premiers mois.
- Une formation pour repartir sur de bonnes bases.
Vous avez des questions sur vos routes de travail ou vous voulez savoir par où commencer? Communiquez avec nous par téléphone ou par courriel. Pour en savoir plus, consultez notre page sur notre service d’élaboration de routes de travail.
Au plaisir de vous accompagner dans votre démarche d’amélioration!
