Lorsqu’on a plusieurs édifices à gérer, organiser le grand ménage de vos édifices peut paraître une tache incommensurable. J’aimerai donc vous simplifier la vie dans cet article.
D’abord évaluer nos besoins par édifice
La première étape est d’abord d’établir ce qui devrait être fait dans chacun de vos édifices. Mais pourquoi refaire cette liste chaque année? Comme c’est une tâche qui demande de bien connaître nos édifices, ce travail pourrait être fait une fois, correctement. J’ai favorisé un outil sur le logiciel Excel dont tout le monde connaît.
Chaque année, il vous suffirait d’ajouter un onglet, faire un copié-collé et d’inscrire la nouvelle année. Revoir votre document si vous désirez y apporter des changements.
Quels travaux devraient être considérés comme des travaux d’envergure?
Voici quelques exemples, mais cette liste pourrait être améliorer avec la particularité de vos édifices et vos besoins. Les fréquences ci-bas sont générales et sont à voir selon vos édifices. Attention à la séquence des travaux.
- Nettoyage des trappes de ventilation (mensuel);
- Dépoussiérage des espaces en hauteur (à plus de 8 pieds du sol) – Mensuel;
- Nettoyage des conduits de ventilation (de 1 à 5 ans, selon les besoins de votre édifices);
- Lavage des murs, plinthes, contour de portes; Le plafond pourrait être à laver ou dépoussiérer (structures en hauteur en usine)
- Lavage des fenêtres d’édifices intérieures et extérieures (L’un et l’autre n’est pas obligé d’avoir la même fréquence);
- Nettoyage des stores verticaux / horizontaux, rideaux, toiles;
- Lavage de l’ameublement de tissu; Lavage des tapis et carpettes;
- Nettoyage des bacs de recyclage, composts et poubelles;
- Lavage des luminaires;
- Techniques de sols selon le type de revêtements de sols présents.;
- Etc.
Comment établir la fréquence de chacun des travaux?
Une bonne dose d’expérience pourrait vous être utile. Mais si vous n’en avez pas, vous pouvez établir la bonne fréquence en effectuant les travaux une première fois et vous regardez quand les travaux seraient à refaire. Il n’y a pas de réponse toute faite et pareille pour tous les édifices malheureusement. Chaque édifice est unique. Et la fréquence dépendra de la particularité de vos revêtements, de l’achalandage, du type de clientèle, l’entretien quotidien et hebdomadaire que vous effectuez, l’expérience de vos employés.
Vérifier la disponibilité des équipements, produits et accessoires de lavage
Je suggère de faire une vérification de vos équipements avant même le grand ménage. Cela est bien important de faire l’entretien préventif. Je vous promets un article très bientôt à ce sujet d’ailleurs.
Pour chacun des travaux listés plus haut, vous devrez établir la liste des équipements, accessoires et produits de lavage nécessaire. Si vous n’êtes pas en mesure d’établir cette liste, vos concierges pourraient vous aider ou encore CF Salubrité. A ce sujet, je vous suggère de lire cet article: Nettoyer efficacement à petit prix.
Assurez-vous que vos employés soient qualifiés
Les travaux d’envergure représentent généralement des coûts importants, encore plus pour les techniques de sols. On parle très souvent de plusieurs milliers de dollars. De plus, certains de ces travaux ne sont faits qu’une seule fois, annuellement ou semi-annuellement. Alors, si les travaux ont été mal effectués, vous devrez vivre avec le résultat pour les 6 ou 12 prochains mois!
Alors, comment s’assurer que les employés soient qualifiés? Je vous suggère de programmer une formation la première journée de travaux ou avant. Cette formation pourrait même être donné en faisant les travaux. C’est ce qu’on appelle une formation pratique et efficace pour bien maîtriser les étapes de travaux.
Et maintenant, comment synthétiser cela dans un seul document, simplement?
Je vous présente un outil simple de surveillance des travaux d’envergure. Cet outil n’a vraiment pas besoin d’être trop élaboré, au contraire, choisissez un outil simple à suivre et à remplir. J’ai choisi de vous présenter un outil en format Excel. Vous pouvez enregistrer ce document et le modifier selon votre besoin.
Formulaire d’organisation du grand ménage
Sachez que je sais très bien que cet outil ne sera fait expressément fait pour vos édifices. C’est un exemple pour vous aider à rendre cette tâche plus facile. C’est en format Excel alors, n’hésitez pas à vous approprier ce document. Cependant, je vous suggère de le garder simple et facile à remplir.
