Un devis et appel d’offres à VOS exigences, VOS besoins, VOS attentes

 

Dernièrement, j’ai refait le devis d’entretien ménager aux goûts du jour de plusieurs édifices. Je me rends compte que les devis d’entretien ménager étaient tous du pareil au même, sans tenir compte réellement de l’édifice concerné. Néanmoins, chaque édifice est particulier.  Chaque gestionnaire a ses besoins, exigences et attentes qui lui sont propres. Si la qualité vous importe peu et que vous ne désirez qu’un prix, mettez vos devis d’entretien ménager peu exigent, sans autres critères de sélection que le prix, Si au contraire, vous désirez de la qualité, rien de mieux que d’ajouter des critères de sélection à votre appel d’offres. Adaptez votre devis et appel d’offres à VOS exigences, VOS besoins, VOS attentes

Exemple 1: 

Vous inscrivez que vous désirez que vos planchers soient décapés chaque année dans votre devis d’entretien ménager.

MAIS: Vous vous attendez à ce que vos planchers aient un aspect ‘Wet-Look’… Ne vous attendez pas à avoir un plancher wet-look si vous n’exigez qu’un seul polissage par année, c’est impossible!

Je vous suggérerai plutôt dans ce cas de mettre 2 récurages de plancher par année, 1 décapage sur 3 à 5 ans seulement. Et mettre une fréquence de polissage des planchers à jet tous les mois, ou plus dépendamment de l’achalandage de votre édifice. 

Exemple 2:

Vous désirez une qualité digne de votre édifice. Par contre votre appel d’offres ne contient aucun critère de sélection ou aucun système de suivi avec l’entrepreneur. Alors si vos soumissionnaires ne savent pas vos exigences, ils vont soumissionner selon ce qui se fait habituellement.

Sortez du lot et adaptez votre appel d’offres en fonction de vos exigences et de vos attentes. 

Exemple 3:

Vous avez un plancher de marmoléum, céramique, terrazzo. Ce ne sont pas des revêtements qui devraient normalement recevoir du fini à plancher. Les fournisseurs de ces revêtements de plancher ne le recommandent pas. 

Alors si vos attentes sont que votre fournisseur applique quand même du fini à plancher sur ces planchers, il faut l’indiquer. FInalement, il faudra aussi vous attendre à ce que vos planchers s’usent de plus en plus rapidement, qu’ils n’aient plus l’aspect original qu’ils avaient à l’époque. Pourquoi? C’est simple, ce sont des planchers qui ne sont pas conçus pour recevoir du fini à plancher! Vous demandez à vos soumissionnaires de respecter les règles de l’art, mais vous n’appliquez pas cette règle…. c’est un double message et c’est une source d’échec.

Un appel d’offres clair sur vos attentes et exigences

Malheureusement, les appels d’offres ne sont pas toujours respectés par le gestionnaire d’édifices. Alors si vos attentes sont d’avoir le plus bas prix, ayez un appel d’offres clair en ce sens. Et le devis d’entretien ménager doit aussi refléter la réalité.

Il m’est arrivé de visiter un contrat, dans le cadre d’un appel d’offres public. Le devis d’entretien ménager était en béton comme on dit en bon québécois, très bien étoffé. Il y avait même des heures de présence obligatoire qui garantissait la qualité aux gestionnaires d’édifices. En faisant la visite, il était clair pour moi que ces heures et cette qualité n’étaient nullement surveillées ni même réalistes! Il y avait tellement de poussière sur le tapis, qu’il y avait un nuage de poussière au-dessus du tapis à notre passage! Pourtant, les tapis devaient être aspirés une fois par jour et lavés 2 fois par année au devis d’entretien ménager!! Que pensez-vous que les soumissionnaires ont fait? Certains ont soumissionné très bas, ne respectant pas les heures de présence obligatoire. D’autres ont soumissionné normalement et les autres se sont tout simplement désisté, sachant très bien l’issu de cet appel d’offres. A qui a été accordé ce contrat? A celui qui avait soumissionné le plus bas et qui ne respectait pas les heures de présence obligatoire!

Un appel d’offres clair sur vos attentes et exigences

OUF! Vous n’avez pas le temps de rebrasser tout ça? Faites appel à un professionnel. Nous sommes quelques-uns à offrir ce service, dont CF Salubrité Inc.

Le meilleur fournisseur selon VOS critères de sélection à prix raisonnable?

C’est simple, ayez des critères de sélection. Voici une liste de critères auxquels vous pourriez demander aux fournisseurs fournisseurs de répondre. Chaque question devra comporter un nombre de points. Les fournisseurs n’ayant pas eu la note de passage seront automatiquement éliminés.

  • Les principaux dirigeants de l’entreprise, leur CV, leurs expériences concrètes dans des édifices similaires aux vôtres
  • Expérience et référence de l’entrepreneur pour le même type d’édifices que les vôtres (5 références me paraît raisonnable)
  • Comment comptent-ils faire la mise en oeuvre de l’entretien de votre édifice? Combien de temps prévoient-ils pour avoir une vitesse de croisière satisfaisante?
  • Méthode de sélection de leurs employés et critères de sélection.
  • Comment informent-ils leurs employés de ce qui est à faire?
  • Quelle formation octroient-ils à leurs employés? (Fréquence, nombre d’heures par année, qui est le formateur, syllabus de cours),
  • Comment est évalué la qualité du travail effectué par leurs employés? 
  • Quels équipements prévoient-ils pour ce projet
  • Produits de lavage prévus pour ce projet? (En 2018, j’exigerai des produits écologiques, c’est votre droit)
  • Quelles mesures mettent-ils en oeuvre pour être écologiquement responsables?

Un contrôle qualité obligatoire pour un bon résultat 

Peu importe les employés ou l’entrepreneur d’entretien ménager, le contrôle qualité est une règle de base pour avoir une qualité respectable. Faites savoir à vos entrepreneurs votre sérieux dans vos demandes d’appel d’offres. Ce dernier doit indiquer clairement qu’il y aura contrôle qualité avec note de passage ainsi qu’un temps de correction clair selon la note obtenue. Je vous suggère de ne jamais avertir votre fournisseur de votre visite (ni l’heure ou la date). 

On ne veut pas savoir si notre yogourt a été conçu le jour de l’audition. Nous voulons être assurés que peu importe le jour ou il a été fait, le yogourt que nous mangeons a respecté toutes les règles de salubrité des aliments! 

C’est la même chose pour votre édifice. Le but est d’avoir une qualité respectable, peu importe le jour de l’année! Si vous faites savoir à votre entrepreneur que vous faites des contrôles qualité régulièrement, ce dernier aura avantage à vous satisfaire. Il voudra votre bonheur et ne surtout pas recevoir de plaintes.

Vous n’avez pas le temps de faire le contrôle qualité de vos édifices?

Nous comprenons que certains gestionnaires n’aient pas le temps de faire le contrôle qualité de leurs édifices. CF Salubrité Inc offre ce service avec plaisir. Nous offrons même le service de coaching d’employés lors de ce moment de supervision si tel est votre désir. Cela permet d’augmenter la qualité et vous recevrez un rapport détaillé du contrôle qualité incluant une note reflétant la qualité que vous recevez pour chacun de vos édifices. 

Voici un article concernant le contrôle qualité en entretien ménager si le sujet vous intéresse:  https://cfsalubrite.com/services/controle-qualite-de-lentretien-menager/

Besoin d’aide pour améliorer la qualité d’hygiène de vos édifices? Contactez-nous.

© CF Salubrité 2021