Les fournisseurs: Des partenaires d’évolution de notre entreprise.
Effectivement, nos fournisseurs sont là pour nous aider à devenir meilleurs, encore faut-il collaborer avec ceux-ci. On doit les traiter comme des partenaires. Pour établir un solide partenariat avec vos fournisseurs, vous pourriez par exemple, leur faire part de vos besoins. Et intéressez-vous à leurs entreprises. Peut-être auront-ils d’autres services ou produits qui pourraient s’ajouter et combler des besoins.
Il m’est déjà arrivé, à plusieurs reprises de faire savoir mes besoins à mes fournisseurs. Parfois, je cherchais un produit ou un accessoire pouvant faire tel ou telle autre action. Ou encore, lancer le message que j’apprécierai l’ajout d’un point de service à tel endroit. Et je peux vous assurer que mes fournisseurs appréciaient cette rétroaction de ma part.
Si moi-même j’ajoutais un service à mon entreprise, mes fournisseurs étaient dans les premiers avertis. Nos fournisseurs sont partie prenante dans notre entreprise et ont avantage à notre réussite. Prenez le temps d’aller dîner avec vos fournisseurs principaux et prenez le temps de faire cet échange régulièrement.
Développer un partenariat d’affaires avec les fournisseurs
Vous auriez aussi avantage à entendre la réalité de votre fournisseur. Par exemple, je trouvais cela bien important que mon entrepôt soit livré en premier. Et par la suite, je leur demandais de livrer 48 heures après la commande, les édifices à grande consommation de fournitures sanitaires. En 72 heures, les édifices qui ne nécessitaient pas une livraison urgente. Donc au lieu d’exiger 24 heures de délai pour tous nos contrats, je prenais en compte ses propres besoins.
Je facilitais aussi le processus d’approvisionnement en ayant moi-même un logiciel ayant les articles avec leurs codes de produits pour faciliter l’entrée de données et ainsi faciliter le processus. Le système de bon de commande était simple et facilitait l’achat pour l’un comme pour l’autre. Tout en réduisant les sources d’erreurs
Bien sûr, avant de commander, je prenais le temps de bien faire mon propre inventaire pour faire le tri de ce dont j’aurai besoin dans le mois. Et très peu de commandes urgentes se faisaient entre 2. Les achats comportaient donc un lot important et he m’assurait qu’un minimum d’achat par livraison soit fait.. L’essence dans les véhicules est une dépense importante pour les fournisseurs.
Payer les factures en temps raisonnable montre tout le respect que nous avons pour nos fournisseurs. Il peut arriver que certains mois soient plus difficiles que d’autres. Soyez honnête avec votre fournisseur. Ne lui dites pas que votre chèque est parti par la poste si ce n’est pas le cas. Si vous désirez sa collaboration, soyez honnête et respectueux.
L’Évaluation des fournisseurs
En premier lieu, une évaluation annuelle des fournisseurs importants m’apparaît primordiale. Et cette évaluation doit être communiquée aux fournisseurs. Pourquoi? Cela vous permettra d’avoir une discussion franche sur vos besoins et demandes. Vos fournisseurs auront d’ailleurs la possibilité de s’ajuster, trouver des solutions pour rencontrer vos exigences. De plus, c’est une excellente occasion de faire connaître vos objectifs futurs, vos nouveaux services, etc. Ainsi, vous devriez avoir le même respect pour vous enquérir des nouveautés chez vos fournisseurs. Lui communiquer ses bons coups et ce que vous aimeriez qu’il soit améliorer dans la prochaine année. Je vous assure, ce processus a toujours été gagnant au cours de mes années d’échange avec les fournisseurs.
Je me permets de vous transmettre deux formulaires pour effectuer votre évaluation des fournisseurs.
Un est pour les fournisseurs de produits, accessoires et équipements:
Formulaire – Évaluation fournisseur produits et accessoires.
Et l’autre est pour les fournisseurs de services:
Formulaire – Évaluation fournisseur de services
Rapport de non-conformités
Bien sûr, s’il y a un problème entre-temps, on fait part immédiatement du problème pour réduire au minimum les irritants. Plusieurs façons existent pour faire part à vos fournisseurs d’un problème important. Je me souviens d’un fournisseur qui nous avait livré une commande sur palette de plus de 6 pieds de hauteur. Celle-ci avait été emballée dans le plastique. Mais avec la pesanteur, elle tanguait sur le côté et menaçait de tomber. Nous avons donc pris une photo et rempli un rapport de non-conformités et adressé celle-ci à notre fournisseur. Nous y avions joint la photo tout en lui indiquant qu’à l’avenir les commandes devraient respecter un maximum de hauteur et respecter certaines normes d’emballages sécuritaires. Le tout s’est réglé facilement et nous n’avons plus eu ce genre de problème par la suite. De son côté, mon fournisseur a pu se servir de cet exemple pour faire une formation d’appoint à ses employés d’emballage.
Voici un formulaire de non-conformité Produits, matériaux et équipements:
Formulaire – Rapport de non-conformité Produit ou équipement
Non-conformité remis à un sous-traitant ou un employé
Formulaire – Avis de non-conformité employé et contractuel
Passez une excellente semaine et n’oubliez pas de prendre soin de vos fournisseurs.
